Итоги мониторинга состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу учреждений дополнительного образования и спортивных школ муниципального образования город-курорт Геленджик по состоянию на 20 февраля 2018 года
С 23 января по 12 февраля 2018 года проводились консультации сотрудников, ответственных за делопроизводство и архив, а также проверка и исправление полученных анкет. Было исправлено 12 анкет, из них повторно проверено и исправлено 3 анкеты.
Проверка наличия и состояния архивных документов (далее – проверка) в архиве организации проводилась в целях установления фактического наличия единиц хранения (документов) и соответствия их количеству, числящемуся по учётным документам. В ходе проверки осуществлялось:
- установление фактического наличия единиц хранения (документов), находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учёте единиц хранения (документов), находящихся на хранении в архиве;
- выявление отсутствующих единиц хранения (документов) и организация их розыска;
- выявление и учёт единиц хранения (документов), требующих технической обработки.
По результатам анализа поступивших анкет выявлено, что у 12 учреждений:
нет отдельно выделенного помещения для архива, соответствующего «Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19);
- не проведена экспертиза ценности, техническая обработка и описание дел постоянного хранения и дел по личному составу;
- дела не хранятся в специальных коробах, обеспечивающих их максимальную сохранность.
По итогам мониторинга установлено, что в 12 учреждениях дополнительного образования и спортивных школ муниципального образования город-курорт Геленджик находится на хранении 1750 единиц хранения.
В 1 учреждении (муниципальное автономное учреждение дополнительного образования «Центр дополнительного образования «Эрудит» муниципального образования город-курорт Геленджик) выявлены отсутствующие единицы хранения и причины утраты не известны (при смене руководителя не передавались).
В 1 учреждении (муниципальное бюджетное учреждение спортивная школа «Спарта» муниципального образования город-курорт Геленджик) выявлены отсутствующие единицы хранения вследствие наводнения.
В 12 учреждениях выявлены документы, требующие технической обработки.
Руководителям учреждений дополнительного образования и спортивных школ муниципального образования город-курорт Геленджик были даны следующие рекомендации:
- выделить для архива (по возможности) помещение, отвечающее нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов;
- оснастить помещение стационарными или передвижными металлическими стеллажами (или деревянными стеллажами, обработанными огнезащитными составами);
- произвести упорядочение дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.
По результатам обобщения информации, полученной в результате мониторинга, удалось составить объективную картину наличия и степени сохранности документов по личному составу в учреждениях образования города-курорта Геленджик, которые на данный момент являются востребованными для предоставления в отделения Пенсионного фонда (для дальнейшего расчета и начисления пенсий гражданам).
Аналогичная работа в 2017 году была произведена в дошкольных образовательных и общеобразовательных учреждениях, в 2014 году была произведена в учреждениях здравоохранения, за 2015-2016 годы такая работа не производилось.
В 2019 году запланировано произвести такую работу в учреждениях санаторно-курортного комплекса муниципального образования город-курорт Геленджик.
Начальник архивного отдела
администрации муниципального образования
город-курорт Геленджик Ю.В. Колтунова