Итоги мониторинга состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу учреждений санаторно-курортного комплекса муниципального образования город-курорт Геленджик по состоянию на 1 июня 2019 года
С 7 февраля 2019 года по 20 марта 2018 года проводились консультации сотрудников, ответственных за делопроизводство и архив, а также проверка и исправление полученных анкет. Было исправлено 32 анкеты, из них повторно проверено и исправлено 13 анкет.
4 организации санаторно-курортного комплекса муниципального образования город-курорт Геленджик анкеты не предоставили. Это ООО «Лечебно-оздоровительный комплекс «Горизонт», АО «Пансионат отдыха «Энергетик», ООО «ИнвестГрупп-Отель» «Кемпински Гранд Отель Геленджик», ОАО «РЖД» Детский оздоровительный лагерь «Экспресс»).
Проверка наличия и состояния архивных документов (далее – проверка) в архиве организаций проводилась в целях установления фактического наличия единиц хранения (документов) и соответствия их количеству, числящемуся по учётным документам. В ходе проверки осуществлялось:
- установление фактического наличия единиц хранения (документов), находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учёте единиц хранения (документов), находящихся на хранении в архиве;
- выявление отсутствующих единиц хранения (документов) и организация их розыска;
- выявление и учёт единиц хранения (документов), требующих технической обработки.
По результатам анализа поступивших анкет выявлено, что в 24 организациях:
- нет отдельно выделенного помещения для архива, соответствующего Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19);
- не проведена экспертиза ценности, техническая обработка и описание дел постоянного хранения и дел по личному составу;
- дела не хранятся в специальных коробах, обеспечивающих их максимальную сохранность.
По итогам мониторинга установлено, что в 34 организациях санаторно-курортного комплекса муниципального образования город-курорт Геленджик находится на хранении 13 025 единиц хранения.
В ООО «Детский санаторно-оздоровительный комплекс «Криница» круглогодичного действия выявлены отсутствующие единицы хранения (Акт № 01 от 02.11.2018г. «О порче имущества и о последствиях залива склада»).
В 24 организациях выявлены документы, требующие техническую обработку.
Руководителям всех изученных организаций муниципального образования город-курорт Геленджик были даны следующие рекомендации:
- выделить для архива (по возможности) помещение, отвечающее нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов;
- оснастить помещение стационарными или передвижными металлическими стеллажами (или деревянными стеллажами, обработанными огнезащитными составами);
- произвести упорядочение дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.
По результатам обобщения информации, полученной в результате мониторинга, удалось составить объективную картину наличия и степени сохранности документов по личному составу в организациях санаторно-курортного комплекса города-курорта Геленджик, которые на данный момент являются востребованными для предоставления в отделения Пенсионного фонда (для дальнейшего расчета и начисления пенсий гражданам).
Аналогичная работа в 2018 году была произведена в учреждениях дополнительного образования и спортивных школ муниципального образования город-курорт Геленджик, в 2017 году была произведена в дошкольных образовательных и общеобразовательных учреждений, в 2014 году была произведена в учреждениях здравоохранения, за 2015-2016 годы такая работа не производилось.
В 2020 году запланировано провести аналогичную работу в организациях жилищно-коммунального хозяйства муниципального образования город-курорт Геленджик.
Начальник архивного отдела
администрации муниципального образования
город-курорт Геленджик Ю.В. Колтунова