Отчет о работе архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Геленджик за 2013 год
Приоритетными направлениями в деятельности архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Геленджик в 2013 году являлись:
- обеспечение сохранности и государственного учета документов архивного фонда РФ,
- формирование архивного фонда не только документами социально-правового характера, но и документами по истории муниципального образования, документами общественно-политических организаций, коллекциями и личными фондами, аудиовизуальными документами, видеодокументами, в том числе на электронных носителях,
- организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций; контроль за подготовкой документов к передаче на муниципальное хранение, формирование баз данных о местонахождении документов ликвидированных организаций;
- дальнейшая реализация муниципальной целевой программы информатизации органов местного самоуправления муниципального образования город-курорт Геленджик на 2011-2014 годы в части создания электронных архивов документов архивного фонда муниципального образования город-курорт Геленджик,
- информационного взаимодействия с территориальными отделениями ПФР в целях обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий;
- участие в краевых смотрах – конкурсах «Лучший архив-2013», «Лучшая опись-2013».
- информационное обеспечение (выставки, статьи, теле - радиопередачи и др.) мероприятий, связанных с юбилейными датами и памятные датами по истории муниципального образования город-курорт Геленджик, и др.
В 2013 году архивным отделом был проведен следующий комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов.
Проведена техническая обработка архивных документов управлений и отделов, входящих в источники комплектования архивного фонда города, ветхих архивных документов, в количестве более тысячи дел, на что было израсходовано 305 тысяч рублей.
По состоянию на 01.01.2013 в списках источников комплектования архивного фонда муниципального образования город-курорт Геленджик значилось 37 организаций.
Архивным отделом был проведен следующий комплекс работ с организациями – источниками комплектования по формированию архивного фонда Российской Федерации:
Принято от организаций:
- управленческой документации - 749 ед.хр.;
- документов коллекции по истории муниципального образования город-курорт Геленджик – 83 ед.хр;
- документов по личному составу – 1008 ед.хр. (список организаций прилагается);
- фотодокументов на традиционных носителях – 30 ед.хран.;
- электронных фотодокументов- 25 ед.хран./ 496 ед.уч.;
- видеодокументов на электронных носителях - 2 ед.хр./52 ед.уч.
Трудности в организации работы по комплектованию во всех источниках комплектования: текстовые документы, фотографии в текущем делопроизводстве существуют в электронном виде, в том числе и годовые отчеты, анализы. Хорошо если такие документы сохранились в электронном виде, при смене руководителей зачастую они также «уходят» вместе с ними. Руководители должны взять под контроль сохранение в текущем делопроизводстве обязательного экземпляра отчетных документов в течение сроков, предусмотренных «Перечнем типовых архивных документов с указанием сроков их хранения».
В 2013 году в соответствии письмом управления по делам архивов от 18.07.2011 года № 588/04 «О порядке приема-передачи дел на муниципальное хранение» во всех администрация внутригородских округов муниципального образования город-курорт Геленджик проведена работа по систематизации и описанию похозяйственных книг.
В результате проведения экспертизы ценности составлены и утверждены ЭПК управления по делам архивов Краснодарского края описи дел на похозяйственные книги за период 1940-2012 годы по всем сельским администрациям в количестве 1460 ед.хр.
В целях реализации положений закона Краснодарского края от 4 февраля 2004 года № 666-КЗ «О погребении и похоронном деле в Краснодарском крае», выполняя решение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Краснодарского края от 26 октября 2012 года №10-м в 2013 году была проведена ревизия книг захоронений, экспертиза ценности документов и составлена опись № 4 книг захоронения за 1993-2012 годы в количестве 5 ед.хр. Опись утверждена ЭПК управления по делам архивов Краснодарского края.
За период январь-ноябрь 2013 года работниками архивного отдела (комплексные - совместно с работниками делопроизводственных служб администрации муниципального образования город-курорт Геленджик) было проведено всего 30 проверок организаций, из них: 18 комплексных, 12 тематических.
Цель проверок: сохранность документов постоянного срока хранения и по личному составу, состояния ведомственных архивов, оказание практической помощи по вопросам ведения архива.
Работа по сохранности документов по личному составу.
За 2013 год было проверено 11 организаций по вопросам сохранности документов по личному составу. Это:
- ООО ПСФ «Спецфундаментстрой» (ликвидация),
- ООО ЛОК «Знамя» (ликвидация),
- ООО «Омни-Геленджик»,
- Управление по делам семьи и детства,
- МКУ «Централизованная бухгалтерия образования»,
- Управление образования администрации МО город-курорт Геленджик,
- ОАО «Геленджикское ДРСУ»,
- ОАО «Молзавод «Геленджикский»,
- ООО КФ «Фрукты-овощи» (ликвидация),
- Пансионат отдыха «Почтовик» (ликвидация),
- ЗАО АПК «Геленджик» (ликвидация)
Утрат документов в проверенных организациях не обнаружено.
В электронной базе данных предприятий, с указанием юридического адреса нахождения, за 1992-2012 годы содержится информация о более чем 2000 предприятий и организаций города. Архивным отделом проводится работа по актуализации этих сведений. Так в течение 2013 года были разосланы 50 анкет в действующие большие предприятия города, на 30 - получен ответ с актуальной информацией о месте нахождения и составе документов, эта информация внесена в базу данных (электронную картотеку) о месте нахождения документов по личному составу.
В вопросах сохранности документов по личному составу вызывают тревогу участившиеся случаи продажи здравниц, других организаций и предприятий без их ликвидации. Это ООО «Фирма «Геленджиккурорт» (бывшее Управление курортами профсоюзов), ЗАО «Турбаза «Кубань», ООО «Парус», АОЗТ «ЖБИ», ООО ПКФ «МИГ». Практически такие организации не работают, личный состав уволен, нахождение документов по личному составу не известно, получить гражданам справки социально-правового характера для получения пенсии невозможно. Обращения, личные выезды работников архивного отдела по юридическому адресу регистрации организации не дали результатов - адресат выбыл. Теперь поисками новых владельцев собственности, а значит и документов, по обращению администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, занимаются органы прокуратуры Геленджика.
Начальник архивного отдела приняла участие в расширенном заседании коллегии по вопросу подведению итогов 2012 года и задачах на 2013 год, в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, I Пренуме (шестого созыва) Российского общества историков-архивистов 17-18 сентября 2013 года в городе Анапа.
Для обеспечения доступа пользователям к архивным документам в 2013 году проводилась работа по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата.
Общее количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета «Архивный фонд», по состоянию на 01.01.2014 года составляет 662 фонда, 35151 ед. хр., 53,8 Мгб., в БД «Поиск» введена информация в объеме 149,6 Мгб (или 60900 записей, 1002 ед.хран.).
В 2013 году была продолжена работа по сканированию архивных документов и оцифровке описей фондов источников комплектования и по личному составу.
Сканирование документов проводилось на планарном сканере – электронно-оптическом приборе для преобразования изображения в цифровую форму «OPTIMA-V А2».
Объем документов, переведенных в цифровой формат за 2013 год составил: 100 ед.хран (20300) листов, 101500 мгб., фотодокументов – 10 ед.хран, 4 мгб.
Всего переведено в цифровой формат на 01.01.2014 года:
- документов на бумажной основе – 125 ед.хран, или 24417 листов, объемом 10528 мгб. (или 0, 6% от общего объема документов),
- фотодокументов 20 ед.хран, 8,34 мгб.
С целью организации информационного взаимодействия по обмену документами социально-правового характера в электронном виде между территориальным отделением ПФР в городе-курорте Геленджике и архивным отделом заключено соглашение № 62 от 14 октября 2011 года «Об информационном взаимодействии между Управлением пенсионного фонда Российской Федерации (ГУ) в городе-курорте Геленджике и администрацией муниципального образования город-курорт Геленджик».
По электронной почте VIPNet (деловая почта) от Геленджикского отделения ПФР за 2013 год поступило 174 письма, по которым подготовлено и выдано 337 архивных справок.
В 2013 году архивным отделом было проведено 97 информационных мероприятий.
В том числе: 4 выставки (2-совместно с музеем), опубликовано 17 статей в городских печатных изданиях и на сайте администрации, проведено 32 теле и радиопередачи, для школьников и студентов проведено 22 экскурсии, прочитано 7 лекций, проведено 13 семинаров и совещаний для работников администрации, организаций и учреждений города и другие информационные мероприятия (перечень мероприятий с указанием тем и времени проведения прилагаются).
Всего пользователей архивной информации (с учетом поступивших запросов, без учета тиража газетных изданий и аудитории местного телевидения) – 7548 человек.
Регулярно обновляется страница архивного отдела на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, куда вносится информация о поступивших в архивный отдел фондах, публикуются информации, отчеты о проводимых проверках состояния архивов, сохранности дел по личному составу организаций, статьи, написанные работниками архивного отдела, членами Геленджикского отделения РОИА.
Ниже приводится анализ поступивших в 2013 году запросов граждан, с указанием в количественном отношении их направленности:
Всего поступило 3300 запросов, из них:
1. Социально-правовые запросы, всего - 3205,
в том числе:
- социально-правовые для ПФР– 802;
- социально-правовые (запросы имущественного характера, о награждении, другие вопросы) - 2403;
2. Тематические запросы: о предоставлении информации по
определенной проблеме, теме, событию, факту, в том числе биографические –80.
3. Генеалогические запросы – 15.
Из них получено через МФЦ – 427, или 13 % от общего количества поступивших запросов.
Количество выданных в течение года по запросам архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, всего - 4657, в том числе 636 через МФЦ.
Кроме того, архивным отделом выдано более 8000 экз. копий этих документов, (заявителям предоставляется по 2-3 экз. запрашиваемых документов). Все запросы граждан были исполнены в сроки до 14 дней.
В рамках муниципальной целевой программы информатизации органов местного самоуправления МО город-курорт Геленджик на 2011-2014гг. в 2013 году для архивного отдела было приобретено программное обеспечение для создания электронного архива на базе планарного сканера «OPTIMA-V А2» стоимостью 215 тыс. рублей.
В 2013 году профинансированы и выполнены мероприятия по укреплению материально-технической базы архивного отдела на общую сумму 633 тыс. рублей.
Начальник архивного отдела администрации
МО город – курорт Геленджик Е.С.Блинова
25.11.2013.