Итоги мониторинга состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу дошкольных образовательных и общеобразовательных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик по состоянию на 1 июля 2017 года
Анкеты для мониторинга состояния сохранности и упорядочения документов по личному составу (далее – анкеты) были направлены в 34 дошкольных образовательных и 16 общеобразовательных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик.
С 17 февраля по 5 марта 2017 года проводились консультации сотрудников, ответственных за делопроизводство и ведение архива, а также проверка и корректировка полученных анкет. Была оказана консультационная помощь в оформлении 37 анкет, на доработку было направлено 12 анкет.
Проверка наличия и состояния архивных документов (далее – проверка) в архивах учреждений проводилась в целях установления фактического наличия единиц хранения (документов) и соответствия их количеству, числящемуся в учётных документах. В ходе проверки осуществлялось:
- установление фактического наличия единиц хранения (документов), находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учёте единиц хранения (документов), находящихся на хранении в архиве;
- выявление отсутствующих единиц хранения (документов) и организация их розыска;
- выявление и учёт единиц хранения (документов), требующих технической обработки.
По результатам анализа поступивших анкет выявлено, что у 41 учреждения:
- отсутствует отдельное помещение для архива, соответствующее Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19;
- не проведена экспертиза ценности, техническая обработка и описание дел постоянного хранения и дел по личному составу;
- отсутствуют специальные архивные короба, обеспечивающие максимальную сохранность дел.
Также выяснилось, что в некоторых учреждениях отсутствовали уставные документы, документы о реорганизации, переименовании учреждения за весь период существования, в результате чего не представлялось возможным составлять исторические справки (об учреждении). В архивный отдел администрации муниципального образования город-курорт Геленджик (далее – архивный отдел) были направлены соответствующие запросы от 5 учреждений. После получения архивных копий необходимых документов и оказания консультативно-методической помощи сотрудниками архива, стало возможным оформление исторических справок учреждений.
В 14 учреждениях сотрудники, ответственные за делопроизводство и ведение архива, а также их руководители, не владели информацией о месте нахождения документов по личному составу за некоторые периоды деятельности учреждения. Специалистом архивного отдела была оказана консультативная помощь в розыске указанных документов, в результате чего их местонахождение было определено.
По 2 учреждениям были организованы выезды специалиста архивного отдела, и в результате проведения розыскных мероприятий документы были найдены.
По итогам мониторинга было установлено, что в проверенных 34 дошкольных образовательных и 16 общеобразовательных учреждениях муниципального образования город-курорт Геленджик находится на хранении 11 693 единицы хранения.
В 6 учреждениях были выявлены отсутствующие единицы хранения, причины утраты которых неизвестны (при смене руководителя не передавались).
В 8 учреждениях были выявлены отсутствующие единицы хранения за период военного и послевоенного времени.
В 43 учреждениях были выявлены документы, требующие техническую обработку.
Руководителям вышеуказанных дошкольных образовательных и общеобразовательных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик были даны следующие рекомендации:
- выделить для архива (по возможности) отдельное помещение (или закупить архивный шкаф), отвечающее нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов;
- оснастить помещение стационарными или передвижными металлическими стеллажами (или деревянными стеллажами, обработанными огнезащитными составами);
- произвести упорядочение дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.
По результатам обобщения информации, полученной в ходе мониторинга, удалось составить объективную картину наличия и степени сохранности документов по личному составу в некоторых учреждениях образования города-курорта Геленджик, которые на данный момент являются востребованными для предоставления в отделения Пенсионного фонда (для дальнейшего расчета и начисления пенсий гражданам).
Такая же работа была проведена в 2014 году в учреждениях здравоохранения муниципального образования город-курорт Геленджик, в 2015-2016 годах эта работа не проводилась.
На 2018 год запланировано проведение аналогичного мониторинга в учреждениях дополнительного образования муниципального образования город-курорт Геленджик.
Начальник архивного отдела
администрации муниципального образования
город-курорт Геленджик Ю.В. Колтунова