Отчет по итогам 2014 года
за 2014 год
Приоритетными направлениями в деятельности архивного отдела администрации муниципального образования город-курорт Геленджик в 2014 году являлись:
- обеспечение сохранности и государственного учета документов архивного фонда РФ;
- формирование архивного фонда не только документами социально-правового характера, но и документами по истории муниципального образования, документами общественно-политических организаций, коллек-циями, аудиовизуальными документами, видеодокументами, в том числе на электронных носителях;
- организация работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций, контроль за подготовкой документов к передаче на муниципальное хранение, формирование баз данных о местонахождении документов ликвидированных организаций;
- дальнейшая реализация муниципальной целевой программы информатизации органов местного самоуправления муниципального образования город-курорт Геленджик на 2011-2014 годы в части создания электронных архивов документов архивного фонда муниципального образования город-курорт Геленджик;
- информационное взаимодействие с территориальными отделениями ПФР в целях обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий;
- участие в краевых смотрах-конкурсах «Лучший архив - 2014», «Лучшая опись - 2014»;
- информационное обеспечение (выставки, статьи, теле - радиопередачи и др.) мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами по истории муниципального образования город-курорт Геленджик, и др.
По состоянию на 01.01.2014 в списках источников комплектования архивного фонда муниципального образования город-курорт Геленджик значилось 37 организаций.
Архивным отделом в 2014 году был проведен следующий комплекс работ с организациями-источниками комплектования по формированию архивного фонда Российской Федерации.
Проведено описание и включение в состав Архивного фонда РФ (утверждение описей на ЭПК):
- 1883 ед.хранения управленческой документации организаций- источников комплектования, что составляет 100% упорядочения;
- 41 ед.хранения коллекции документов по истории муниципального образования город-курорт Геленджик;
- 10 ед.хранения/210 ед.учета фотодокументов;
- 2 ед.хранения/82 ед.учета электронных видеодокументов.
Принято от организаций:
- управленческой документации - 1018 ед.хранения;
- документов коллекции по истории муниципального образования город-курорт Геленджик - 41 ед.хранения;
- документов по личному составу - 782 ед.хранения;
- фотодокументов на традиционных носителях - 31 ед.хранения;
- электронных фотодокументов - 10 ед.хранения/210 ед.учета;
- видеодокументов на электронных носителях - 2 ед.хранения/82 ед.учета
За 2014 год архивным отделом были согласованы 45 номенклатур дел (4151 статья) организаций-источников комплектования и некоторых муниципальных учреждений.
Трудности в организации работы по комплектованию во всех источниках комплектования: текстовые документы, фотографии в текущем делопроизводстве существуют в электронном виде, в том числе и годовые отчеты, анализы. Руководители должны взять под контроль сохранение в текущем делопроизводстве обязательного печатного экземпляра отчетных документов в течение сроков, предусмотренных «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Общее количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета «Архивный фонд» по состоянию на 1.01.2015 года составляет 679 фондов, 36992 ед. хранения, 106 описей постоянного хранения и 459 по личному составу, объемом 2190 Мб (2,19 Гб).
Приоритетным направлением в работе архивного отдела на 2014 год была работа по переводу в цифровой формат описей дел постоянного хранения и по личному составу.
Всего за 2014 год оцифрованы:
- 56 описей постоянного хранения организаций-источников комплектования (2013 л., 1409 Мгб.);
- 374 описи по личному составу ликвидированных организаций (1078 л., 614,94 Мгб).
Всего на 01.01.2015 в цифровой формат переведены все 100 % описей архивного отдела:
- 106 описей дел постоянного срока хранения (3883 л., 2750 Мгб);
- 459 описей дел по личному составу ликвидированных предприятий (1917 л., 629,4 Мгб).
С 2014 года работники архивного отдела пользуются для поиска необходимой информации только электронными описями.
За период январь- ноябрь 2014 года работниками архивного отдела (комплексные - совместно с работниками делопроизводственных служб администрации муниципального образования город-курорт Геленджик) было проведено 30 проверок организаций, из них: 22 комплексных совместно с работниками делопроизводственных служб администрации муниципального образования город-курорт Геленджик, 8 тематических.
Цель проверок: сохранность документов постоянного срока хранения и по личному составу, состояния ведомственных архивов, оказание практической помощи по вопросам ведения архива.
Работа по сохранности документов по личному составу.
За 2014 год было проверено 20 организаций по вопросам сохранности документов по личному составу, из них:
- находящихся в стадии наблюдения - 1 организация;
- находящихся в стадии банкротства - 7 организаций;
- действующих предприятий (комплексные проверки) - 12 организаций:
ООО «Техинстрой», ООО «Санта», ООО «Гавань», «Гостинично-ресторанный комплекс «Бригантина», ООО «Торг-центр», ООО «Калипсо», ГКУ КК «Геленджикская централизованная бухгалтерия учреждений социального обслуживания», ООО «Эштор», муниципальное бюджетное учреждение здравоохранения «Родильный дом», ООО «Строймир», ООО «Подсолнух», МБУЗ «Городская поликлиника», МБУЗ «Геленджикский психневрологический диспансер» министерства здравоохранения Краснодарского края, управления администрации муниципального образования город-курорт Геленджик: по физической культуре и спорту, по здравоохранению, образования, архитектуры и градостроительства, имущественных отношений, жилищно-коммунального хозяйства, финансовое управление.
Утрат документов в проверенных организациях не обнаружено.
В электронной базе за 1992-2014 годы содержится информация о более чем 2000 предприятий и организаций города. Архивным отделом проводится работа по актуализации имеющихся сведений. В течение 2014 года были разосланы 24 анкеты в действующие крупные предприятия города, на 18 анкет получен ответ с актуальной информацией о месте нахождения и составе документов. Эта информация внесена в базу данных (электронную картотеку) о месте нахождения документов по личному составу.
В вопросах сохранности документов по личному составу вызывают тревогу участившиеся случаи продажи здравниц, других организаций и предприятий без их ликвидации.
Это ООО «Фирма «Геленджик-курорт» (бывшее Управление курортами ФНПР), ЗАО «Турбаза «Кубань», ООО «Парус», АОЗТ «ЖБИ», ООО ПКФ «МИГ». Практически такие организации не работают, личный состав уволен, нахождение документов по личному составу неизвестно, получить гражданам справки социально-правового характера для получения пенсии невозможно. Обращения, личные выезды работников архивного отдела по юридическому адресу регистрации организации не дали результатов - адресат выбыл. По этим организациям было направлено письмо в прокуратуру г.Геленджика. В результате Архипо-Осиповский лесхоз сдал документы на хранение в архивный отдел. В отношении других прокуратура принимает меры прокурорского реагирования.
Все организации-источники комплектования имеют согласованные с архивным отделом номенклатуры дел, составленные с учетом введения в действие «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», М.,2010 г.
В 2014 году архивным отделом было проведено 72 информационных мероприятия. В том числе: оформлено 6 выставок, опубликовано 14 статей в городских печатных изданиях и на сайте администрации, проведено 18 теле- и радиопередач, проведено 18 экскурсий для школьников и студентов, прочитано 8 лекций, проведено 8 семинаров и совещаний для работников администрации, организаций и учреждений города и другие информационные мероприятия.
Всего пользователей архивной информации (с учетом поступивших запросов, без учета тиража газетных изданий и аудитории местного телевидения) – 9530 человек.
Для участия в краевом конкурсе «Лучший архив - 2014» направлены документы ведомственного архива администрации муниципального администрации Архипо-Осиповского внутригородского округа.
Для участия в краевом конкурсе «Лучшая опись - 2014 года» направлена опись следственного отдела по г.Геленджику следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Краснодарскому краю.
Регулярно обновляется страница архивного отдела на официальном сайте администрации муниципального образования город-курорт Геленджик в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», куда вносится информация о поступивших в архивный отдел фондах, публикуются информации, отчеты о проводимых проверках состояния архивов, сохранности дел по личному составу организаций, статьи, написанные работниками архивного отдела, членами Геленджикского отделения РОИА. В 2014 году зафиксировано 365 посещений этой страницы.
Ниже приводится анализ поступивших в 2014 году запросов граждан, с указанием в количественном отношении их направленности:
Всего поступило 2826 запросов, из них:
1. Социально-правовые запросы, всего - 2761, в том числе:
- социально-правовые для ПФР– 707;
- социально-правовые (запросы имущественного характера, о награждении, другие вопросы) - 2054;
2. Тематические запросы: о предоставлении информации по
определенной проблеме, теме, событию, факту, в том числе биографические –50.
3. Генеалогические запросы – 15.
По электронной почте VIPNet (деловая почта) от Геленджикского отделения ПФР за 2013 год поступило 174 письма, по которым подготовлены и выданы 337 архивных справок.
Из МФЦ поступило 360 запросов, или 13 % от общего количества.
Количество выданных в течение года по запросам архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов, всего - 4155, в том числе 486 через МФЦ.
Все запросы граждан были исполнены в сроки до 14 дней.
Постановлением администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 26 апреля 2011 года № 845 была утверждена муниципальная целевая программа информатизации органов местного самоуправления муниципального образования город-курорт Геленджик на 2011-2014 годы.
Пунктом 2.6 раздела 2 «Создание механизмов взаимодействия с населением на базе новых информационных технологий» предусмотрено создание электронных архивов документов архивного фонда муниципального образования город-курорт Геленджик.
На осуществление вышеназванного пункта программы были выделены средства в общей сумме 780 тыс.рублей равными частями в течение 2012-2014 гг. для приобретения оборудования и программного обеспечения для сканирования документов.
Программные мероприятия полностью выполнены: для архивного отдела приобретены планарный сканер «OPTIMA-V А 2», поточный сканер Epson V 500, программное обеспечение для создания электронного архива, системный блок для увеличения памяти компьютера, куплен 1 новый и проведена замена 2-х старых компьютеров на новые, приобретен новый копировальный аппарат, интерактивный демонстрационный экран.
Начальник архивного отдела
администрации муниципального
образования город – курорт Геленджик Е.С.Блинова
25.12.2014.