Проблемы сохранения и использования документов по личному составу
В молодости никто не задумывается над вопросом: для чего необходимы документы по личному составу и что это за документы. Приходит время оформления пенсии, и граждане лихорадочно начинают искать информацию, подтверждающую стаж работы, размер заработной платы, а также дающую возможность получения различных льгот.
До 1990 года процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, ликвидации государственных предприятий, а также бурного роста коммерческих структур процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утраченными.
Несовершенство законодательной базы привело к тому, что вопрос обеспечения сохранности документов по личному составу долго не решался. Законодательно обязательное сохранение и передача документов по личному составу правопреемникам или при их отсутствии вышестоящему по подчиненности органу была закреплена в распоряжении Правительства Российской Федерации в 1992 году, но многие руководители не осознавали важности сохранения указанных документов. Пока не установился механизм передачи документов в муниципальные, государственные архивы, часть из них была утрачена, часть до сих пор хранится у бывших руководителей, бухгалтеров предприятий. Когда встает вопрос о назначении пенсии, они обращаются в архив с просьбой принять документы давно ликвидированных предприятий.
В связи с многочисленными обращениями граждан работа архива по розыску документов зачастую не дает положительных результатов. Как правило, утраченными являются документы коммерческих организаций: строительных кооперативов, небольших торговых предприятий и т.д.
Так как информация о месте хранения документов по личному составу востребована гражданами, это послужило причиной создания в архивном отделе администрации муниципального образования город-курорт Геленджик электронного реестра «Сведения о местонахождении документов организаций».
Сотрудникам архивного отдела приходится преодолевать безответственное отношение руководителей и конкурсных управляющих к документам ликвидирующихся организаций: при составлении ликвидационного баланса не предусматриваются средства на упорядочение документов и передачу их в архив. Это приводит к тому, что некоторые руководители просто не передают документы на хранение, не заботясь о социальной защищенности бывших работников.
После приема документов на хранение в архив на передний план выступают проблемы физической сохранности документов. На хранение в архив документы по личному составу часто поступают уже в неудовлетворительном физическом состоянии. Документы по личному составу давно ликвидированных предприятий и организаций до того, как попадают в архив, хранятся в не приспособленных для хранения помещениях: сырых подвалах, гаражах, контейнерах. Документы рвутся, покрываются плесенью, бумага размокает, записи расплываются, смываются. Поврежденные документы в организациях, в нарушение всех правил, реставрируются, в том числе, и с помощью скотча, что портит их и затрудняет прочтение необходимой информации.
Большая часть поступающих в архив документов требует упорядочения. Часто специалистам архивного отдела приходится выполнять все виды работ, начиная от подшивки, заканчивая составлением описи, исторической справки.
В связи с поступлением большого количества запросов социально-правового характера документы по личному составу используются интенсивно, что приводит их в неудовлетворительное состояние в короткие сроки.
Нестандартные размеры (больших габаритов) документов при размещении их на полках в архивохранилище создают дополнительные трудности при работе сотрудников архива, исполняющих запросы.
При интенсивном использовании документов по личному составу приходит в негодность оберточный материал (бумага, папки, коробки), рвутся ярлыки, веревки. Необходимы большие трудозатраты для восстановления порядка в архивохранилищах. Для этого в архиве ежемесячно проводятся санитарные дни с привлечением всех сотрудников архива.
Основная задача сохранения документов по личному составу - соблюдение конституционных прав граждан, дающее возможность подтвердить ту или иную информацию, связанную с трудовой деятельностью граждан.
Как показывает практика, востребованность сведений социально-правового характера постоянно возрастает. Архивный отдел ежегодно исполняет более 1700 запросов социально-правового характера. Заявители запрашивают в архиве информацию по самым разным вопросам: подтверждение трудового стажа, льгот, размера заработной платы, сведения о награждении, о реорганизации предприятий и т. д.
Вопросами исполнения запросов социально-правового характера в архиве занимается один сотрудник.
Большое количество запросов поступает по почте, по электронной почте, в рамках взаимодействия с МФЦ и электронного взаимодействия с ПФР. Также ведется личный прием заявителей. В связи с тем, что вопросами приема заявителей, регистрации почты, отправки готовых справок занимается один человек, прием заявителей в отделе ограничен и ведется два дня в неделю.
Проблем при использовании документов по личному составу возникает очень много. В основном, эти проблемы связаны с ведением делопроизводства на предприятиях, в организациях, учреждениях; начиная с приказов, заканчивая бухгалтерскими документами по начислению заработной платы. В документах часто допускаются неточности, ошибки: в фамилии, имени, отчестве; не расшифрованы инициалы; ошибки в наименовании должности, профессии (неправильное или сокращенное написание), не указываются даты издания приказов и т.д. В лицевых счетах, расчетных ведомостях инициалы указаны сокращенно. Справки, в которых инициалы не расшифрованы (или Ф.И.О. указаны неверно), отделениями Пенсионных фондов в производство не принимаются, и заявитель вынужден обращаться в суд.
Принадлежность сумм начислений данному заявителю также определяется только через суд.
Стандартные формы лицевых счетов, расчетных ведомостей заполняются бухгалтерами небрежно, часто итоговые суммы начислений вписаны в другие графы, сумма к выдаче включается в сумму начислений следующего месяца, нередки карандашные приписки сумм премий, единовременных вознаграждений и т.д. Все это затрудняет исполнение запросов.
С особыми трудностями архивисты сталкиваются при исполнении трудоемких и трудозатратных запросов о подтверждении льготного стажа работы.
При сдаче документов в архив некоторые организации не предоставляют свои уставные документы и исторические справки, в связи с чем сложно выявить этапы реорганизации предприятия, затрагивающие изменения в наименовании, ведомственную принадлежность.
Информация, подготовленная по имеющимся документам, часто не устраивает как самого заявителя, так и сотрудников Пенсионного фонда. Крайними в таких ситуациях оказываются архивисты, вынужденные выслушивать несправедливые обвинения, хотя, согласно правилам работы государственных архивов, необходимые сведения включается в справку так, как они указаны в документах. Объяснить эту ситуацию людям пенсионного возраста очень тяжело.
Однако, несмотря на вышеуказанные трудности, архив стремится к решению вышеперечисленных проблем путем тесного сотрудничества с конкурсными управляющими на начальном этапе передачи в архив документов по личному составу ликвидированных организаций, а также с отделениями Пенсионного фонда на этапе подготовки информации для начисления и перерасчета пенсии. С конкурсными управляющими оговариваются все проблемы, которые могут возникнуть при использовании документов. Сотрудники отдела комплектования и использования консультируют бухгалтеров, работников кадровых служб при упорядочении документов организаций, в том числе и во время проведения в архиве семинаров по делопроизводству и ведению архива предприятий.
Проблема сохранности документов по личному составу актуальна и сегодня. И решать ее необходимо, так как от этого напрямую зависит социальная защищенность граждан.